INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. DA 13 A 22 DEL REG. CE 679/16

Regolamento generale sulla protezione dei dati personali

Ai sensi e per gli effetti degli articoli da 13 a 22 Reg. CE 679/2016 (GDPR), l’interessato è informato che Scania Commerciale S.p.A., PIVA 01184460226 con sede legale in Trento (TN) via Spini, 21, quale Titolare del trattamento, gestisce come segue i dati personali di pertinenza dell’interessato stesso.

 

1 - Tipologia di dati trattati

  • Anagrafica
  • Recapiti fisici
  • Numeri telefonici fissi e mobili
  • Indirizzi email aziendali
  • Funzione aziendale
  • Coordinate bancarie
  • Nominativi di dipendenti
  • Modello, targa e numero di telaio dei veicoli acquistati in proprietà o detenuti ad altro titolo (leasing, noleggio ecc.)
  • Merito creditizio (ai fini della prestazione della garanzia per riparazioni extra Italia)

 

N.B. I servizi di Fleet Management - ed in particolare quelli basati su geolocalizzazione - sono erogati direttamente da Scania CV AB. Italscania S.p.A. non ha alcun ruolo nel trattamento dei dati in questione.

 

2 - Finalità del trattamento

            2.1 Finalità obbligatorie per legge, non richiedenti consenso

  • Esecuzione di obblighi previsti da leggi, regolamenti, normativa comunitaria, nonché da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da Organi di vigilanza e controllo,
  • Adempimento di obblighi civilistici, contabili e fiscali,

            2.2 Finalità indispensabili alla stipulazione del contratto, per le quali il mancato consenso rende impossibile concludere l'accordo

  • Prestazione di garanzia ed assistenza,
  • Recupero crediti, verifica della solvibilità,

            2.3 Finalità non obbligatorie nè indispensabili alla conclusione del contratto, per le quali il mancato consenso non pregiudica la conclusione dell'accordo

  • Attività di marketing consistenti in invio di comunicazioni, pubblicità,
  • Attività di rilevazione del grado di soddisfazione della clientela,
  • Invito a partecipare ad eventi, concorsi e operazioni a premio,
  • Invio di offerte di carattere commerciale volte a proporre al cliente la stipulazione di contratti di acquisto di veicoli ovvero altri servizi offerti da Scania Commerciale S.p.A. o altre società del Gruppo,
  • Analisi statistiche anche su basi aggregate,

 

3 - Modalità di trattamento

            3.1 Raccolta

I dati personali degli interessati provengono:

  • dalla rete vendita/assistenza Scania,
  • da sister company come Scania Finance Italy S.p.A.,
  • da fornitori di servizi di marketing, a seguito delle attività di fidelizzazione,
  • da elenchi pubblici come i registri delle Camere di commercio, il PRA o l'UNRAE,
  • dalle comunicazioni analogiche ed elettroniche inviate a Scania Commerciale S.p.A.,

            3.2 Memorizzazione

I dati personali dell’interessato sono memorizzati sui sistemi ICT di Italscania S.p.A. nel data-center di Trento,

            3.3 Elaborazione

Le elaborazioni compiute sui dati personali dell’interessato sono:

  • gestione ordini
  • gestione garanzie/riparazioni
  • gestione richiami
  • gestione storico riparazioni
  • gestione pagamenti
  • aggiornamento/rettifica informazioni

            3.4 Diffusione/Comunicazione

I dati personali dell’interessato non vengono diffusi, ma vengono condivisi con le società del gruppo Scania per consentire la fruizione di beni e servizi (come nel caso del Fleet Management, erogato interamente da Scania CV AB) finalità amministrativo contabili e per finalità di formulazione di proposte contrattuali di acquisto beni e servizi.

Inoltre possono essere comunicati a terzi, con ciò intendendosi che tali terzi sono autorizzati al correlato trattamento in quanto Enti e Autorità che per disposizione normativa sono tenuti alla loro raccolta o verifica, o soggetti giuridici incaricati di svolgere o fornire specifici servizi strettamente funzionali all'esecuzione del rapporto contrattuale (anche mediante trattamenti continuativi). Tali terzi potranno essere le società di servizi informatici, le società di outsourcing, marketing, agenzie pratiche auto, società che offrono servizi di imbustamento e spedizione di fatture e corrispondenza, archiviazione e registrazione della documentazione relativa ai rapporti intercorsi con la clientela, le società incaricate di attività di revisione, i consulenti e i liberi professionisti, compagnie assicuratrici, le società di recupero crediti.

Limitatamente alla conduzione tecnico funzionale dei servizi ICT sulla base dei rapporti contrattuali in essere, Italscania S.p.A. assume lo status di Autonomo Titolare del trattamento.

            3.5 Conservazione

I dati personali il cui trattamento è obbligatorio per legge o indispensabile per la conclusione del contratto ed il rispetto delle obbligazioni assunte sono conservati per i termini stabiliti dalla legge.

I dati personali trattati per finalità di marketing sono conservati per 24 mesi.

            3.6 Disconnessione/blocco anche parziale

I dati personali che dovessero essere conservati obbligatoriamente per finalità di adempimento normativo sono riversati in sistemi separati/supporti di memorizzazione distinti e separati da quelli utilizzati per le attività ordinarie.

            3.7 Cancellazione

I dati non più necessari sono cancellati.

 

4 - Misure di sicurezza

I dati personali dell’interessato sono protetti:

  • da accessi abusivi provenienti dall'esterno, mediante l'adozione di misure di sicurezza perimetrali,
  •  da accessi non autorizzati da parte dei dipendenti, anche mediante l'adozione di credenziali con autenticazione forte, logging delle attività degli amministratori di sistema, gestione dei privilegi di accesso,
  • da distruzione/danneggiamento, mediante sistemi di backup, antivirus e antimalware,
  • verifiche periodiche del rispetto delle policy aziendali in materia di sicurezza,

 

5 - Esercizio del diritto di accesso e di opposizione al trattamento

            5.1 Diritto di accesso

Ai fini dell'esercizio del diritto di informazione e accesso ai dati personali previsto dalla Sezione II del Regolamento CE 679/2016 e in particolare dall'art. 15, l'interessato ha il diritto di conoscere:

a) le finalità del trattamento;

b) le categorie di dati personali oggetto di trattamento;

c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;

d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;

e) l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano;

f) il diritto di proporre reclamo ad un'autorità di controllo;

g) qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;

h) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all'articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato;

i) il diritto alla portabilità dei dati.

Ai fini di cui all'art. 22 l'interessato è informato che il Titolare del trattamento non ha in essere procedimenti decisionali totalmente automatizzati e che è sempre previsto l'intervento di un operatore umano.

            5.2 Diritto di opposizione

Ai sensi dell'art. 21 l'interessato ha, inoltre, il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare (comma 1) e per finalità di marketing diretto (comma 2), al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.

            5.3 Procedura per l'esercizio del diritto di accesso e di opposizione

Per tutte le ragioni sopra descritte, ed in particolare per quanto attiene all'esercizio del diritto di cui all'art. 22, l'interessato potrà rivolgersi direttamente, senza alcun costo di procedura, con richiesta scritta e allegando copia di documento di identità, o a mezzo delegato (nel qual caso dovranno essere allegate anche la delega ed il documento di identità dell'interessato e del delegato) mediante lettera raccomandata, fax o posta elettronica certificata, alla Scania Commerciale S.p.A., con Sede Legale in via di Spini 21 - 38121 Trento - tel. 0461996111 - fax 0461996182 - indirizzo di PEC: pec@pec.italscania.it, Titolare del trattamento.

Il procedimento di gestione delle richieste formulate dall'interessato è regolato come segue:

-          Il Titolare del trattamento comunicherà la presa in carico della richiesta entro tre giorni lavorativi dalla ricezione (o immediatamente, se la richiesta è formulata tramite il modulo online eventualmente messo a disposizione).

-          Entro sette giorni lavorativi procederà alla verifica preliminare di correttezza formale, diretta a controllare che il richiedente sia effettivamente presente negli archivi, che il diritto di accesso sia esercitato nei confronti di dati e/o trattamenti che il richiedente ha titolo di conoscere, e che - in caso di esercizio del diritto a mezzo delegato - l'interessato abbia conferito correttamente i necessari poteri.

-          Entro il termine di cui sopra, se la richiesta è carente dei requisiti formali, il Titolare del trattamento comunica all'interessato le integrazioni necessarie e entro i tre giorni lavorativi successivi alla ricezione dell'integrazione, ripete la verifica. Oppure - se del caso - rigetta la richiesta adducendo specifica motivazione (es.: dati non presenti, interessato non legittimato, trattamento non rientrante fra quelli eseguiti).

-          Se la richiesta è formalmente corretta, una volta conclusa la verifica preliminare, il Titolare del trattamento valuta le questioni di merito e risponde all'interessato entro i dieci giorni lavorativi successivi alla ricezione della richiesta, salvo che la decisione richieda più tempo per essere assunta. In questo caso, il Titolare del trattamento informa l'interessato della necessità di un termine più lungo e, se possibile, lo quantifica.

-          Decorso il termine stabilito, il Titolare del trattamento comunica all'interessato la decisione - che deve essere adeguatamente motivata -  informandolo dei modi nei quali è possibile rivolgersi al Giudice ordinario o all'Autorità nazionale di protezione dei dati.

-          Se, sotto la propria responsabilità, l'interessato qualifica la sua richiesta come "urgente" e indica espressamente il danno derivante da un mancato tempestivo riscontro, il Titolare del trattamento fornisce la risposta entro tre giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta.

 - INFORMATIVA DATA PROCESSOR (PDF) -